Kommuneteknologi: Fra penn og papir til KI-drevne prosesser

Ofte leser vi om hvor langt bak offentlig sektor er med digitalisering. Det er medieoppslagene som driver vår oppfatning av hvor sakte det går, men ser man nærmere etter, vil de fleste teknologinysgjerrige oppleve at det faktisk jobbes godt – og at viljen til å teste ut nye løsninger er stor. Forsinkelsene er i stor grad knyttet til organisering, politikk og en sektorisert offentlig sektor. Ett av områdene som rammes hardest, er plan- og byggesaker i norske kommuner.

Vi starter med det stedet hvor alt begynner i offentlig sektor: en plan. Deretter ser vi på hvordan teknologi brukes til å holde oversikt over kommunale bygg, og hvordan kommunedata vises frem i politikerdashbordet.

Planslurpen i Fredrikstad
Vi har møtt Emilie Jenssen, som jobber som byplanlegger i Fredrikstad kommune. Kommunen har deltatt i Drømmeplan-prosjektet i regi av DiBK, og KI-initiativet Planslurp er en del av dette prosjektet.
    – Drømmeplan var et prosjekt som startet i 2021 med en ambisjon om å forenkle og tilgjengeliggjøre reguleringsbestemmelser for innbyggerne. Vi var ti kommuner som gikk sammen om å forsøke å gjøre planene mer forståelige. Det betyr at planene både er blitt supplert med illustrasjoner, samtidig som vi har lest kritisk gjennom våre egne tekster, forteller Jenssen.
    – Én ting er jo hvilken tekst vi må skrive i saksbehandlingsprosessen for at alle som skal vedta en plan kjenner seg igjen og finner sitt ansvarsområde. En annen ting er hva innbyggeren trenger å lese. Vi har derfor forsøkt å forenkle teksten i bestemmelsene slik at folk forstår hva de kan gjøre på sin egen tomt.

30 planer er «slurpet» for 3000 adresser – målet er 350 planer
– Siden vi startet i 2021, har KI blitt høyaktuelt, og vi ønsket å teste ut om kunstig intelligens kunne hente ut bestemmelser i en enklere form. Nå har vi, gjennom kombinasjonen Drømmeplan og Planslurp, digitalisert 30 planer i Fredrikstad kommune, som omfatter mer enn 3000 adresser. Målet vårt er å dekke 350 planer, fortsetter Jenssen.

Drømmeplan og Planslurp skal forenkle og redusere saksbehandlingstid
Fredrikstad kommune tilbyr nå digitale forhåndskonferanser for byggesaker. Her får de gode tilbakemeldinger, og de oppdaterte «drømmeplanene» oppleves som enklere å forstå for søkerne. Saksbehandlerne ser at de får bedre kvalitet på søknadene. Kommunen har gjennomført en spørreundersøkelse og fått positiv respons fra innbyggerne.
    Målet nå er å bearbeide 2–3 planer i uken. En positiv bieffekt av digitaliseringen og bruken av KI, er at kommunen har fått bedre oversikt over hvilke planer som er gode – og dårlige. De jobber nå også med å forbedre regelverket i eldre, vedtatte planer.

Stange kommune bruker teknologi til internkontroll og forvaltning av bygg