Har utviklet unik anskaffelsesløsning

Innkjøpskontoret er unike på flere måter. Blant annet har ikke selskapet eget kontor. De 15 ansatte jobber kun digitalisert.

– Vi jobber digitalt, effektivt og miljøvennlig, både når vi utarbeider konkurransegrunnlag og når vi forhandler. Vi bruker digitale verktøy fra A til Å i prosessene våre. Tilbud på papir og utskrifter er bannlyst hos oss. Her er det digitale prosesser som gjelder, sier Ole Henrik Fjeld, partner hos Innkjøpskontoret, som er sertifisert som Miljøfyrtårn og ISO-14001.

Bakgrunnen
I 2014 stilte de seg følgende spørsmål: – Hvorfor skal det være så vanskelig å få gjennomført anskaffelser? Bakgrunnen var at de så oppdragsgivere slite i månedsvis med å utarbeide konkurransegrunnlag og leverandører som var frustrerte over innviklede tilbudsmaler og drøssevis med kvalifikasjonskrav. De så også prosjekt bli avlyst på grunn av småfeil. Selskapet så oppdragsgivere overoppfylle regelverket, og likevel bli felt i KOFA (Klagenemda for offentlige anskaffelser). – Vi så leverandører drukne oppdragsgivere i innsynskrav og klager. Kanskje var det som en hevn fordi oppdragsgiverne druknet leverandørene i krav, skjemaer og erklæringer, sier Fjeld.

Den datadrevne anskaffelsesmodellen
Innkjøpskontoret AS, skulle lære av alle feilene, sørge for kvalitet i alle ledd og sikre tillit til prosessen. Effektiv, digital og miljøvennlig jobbing var målet. Gjennom å se etter fellesnevnere og likhetstrekk fra ulike anskaffelsesprosjekt har selskapet bygget opp en gjennomføringsmodell som lærer av feilene. – Modellen fungerer godt hver gang, sier Fjeld. De har siden oppstarten gjennomført rundt 3 000 anskaffelsesprosjekter med et minimum av feil og avvik. – For å få til dette har vi basert oss på vår ISO-9001 sertifisering, og etablert et kvalitetsstyringssystem som ivaretar anskaffelsen i hvert enkelt steg. Hver delprosess er systematisert og profesjonalisert med maler, prosedyrer og systemstøtte, slik at vi bruker et minimum av tid på å få riktig kvalitet. Vi benytter også kunstig intelligens der det er formålstjenlig og trygt, sier Fjeld. 

Stort juss-fokus
Anskaffelsesfaget i Norge domineres av advokater og jurister. – Det fører til et stort fokus på juss, regler, tolkninger og avveininger. Dermed spriker også gjennomføringen i praksis. Det benyttes et utall forskjellige maler, prosedyrer og evalueringsmodeller som alle egentlig oppnår samme resultat. Med sprikende råd og fragmentert gjennomføring øker også kostnadene, sier Fjeld og fortsetter: – Det er viktig å ikke miste behovet for effektivitet av syne. I stedet for å fokusere på hvor unik hver enkelt anskaffelse er, kan man heller se etter fellestrekkene. Hvis alle går rundt og er redde for å tråkke feil, blir det ikke så mye plass til innovasjon, sier Fjeld.

Har bare offentlige kunder
De fylte ti år i 2024 og gjennomfører nå over 400 anskaffelsesprosesser hvert år. Det er ikke uvanlig at de 15 ansatte er involvert i opp mot 130 prosesser samtidig! Kundetilfredsheten er også høy. I en undersøkelse fra 2018-2024 ga 98 prosent av kundene som ble spurt, beste score på fremdrift og 99 prosent ga beste eller nest beste score på gjennomføringen. Innkjøpskontoret AS har spesialisert seg i det offentlige markedet. – Flere av våre konkurrenter har offentlige kunder en dag og private kunder neste dag. Det har ikke vi samvittighet til siden det kan komme konfliktsituasjoner. Vi har bare offentlige kunder. Det handler om habilitet, sier Fjeld. 

Fokuser på behovet!
– Det eneste du trenger for at vi skal hjelpe deg er å ha et behov. For eksempel behov for en ny traktor, ny brannstasjon, nytt økonomisystem eller avtale på brøyting. Så gir vi deg en fast pris på å hjelpe deg gjennom hele anskaffelsen fra A til Å, basert på vår kvalitetssikrede gjennomføringsmodell og solide erfaring, sier Ole Henrik Fjeld, partner hos Innkjøpskontoret AS.